Las funciones que se realizan en una secretaría de dirección son imprescindibles para el desarrollo y funcionamiento de la empresa. Estos profesionales se encargan de realizar multitud de tareas en su día a día. Además, también alivian en gran medida la carga de trabajo de los directivos. Por otro lado, interaccionan con un elevado número de personas, por lo que se requieren unas buenas habilidades interpersonales y comunicativas.
Funciones de un puesto de secretaría de dirección
Las funciones de una secretaría de dirección son muy amplias y variadas. Además, existen diferentes ámbitos de trabajo donde se puede desarrollar este puesto. Por ejemplo, podemos encontrar secretarios de dirección en empresas privadas, multinacionales, o incluso en el mundo deportivo apoyando las labores de clubes o ministerios.
Las funciones de un puesto de secretaría de dirección suelen ir relacionadas con la gestión y organización de las actividades del director de la empresa o compañía. Por ello, entre sus principales tareas se encuentran:
- Organizar la agenda personal del director. Para ello, se debe tener en cuenta la disponibilidad y horarios del superior. Entre las tareas que se desarrollan en este ámbito están las de fijar reuniones, citas, organizar viajes, etc. Para ello, es necesario contactar con otras empresas, socios, etc.
- Atender a la correspondencia y llamadas. Normalmente, se reciben diversas llamadas y correos a lo largo del día. Otra de las funciones de una secretaría de dirección es atender y darles respuesta. Respecto a las llamadas, primero se atienden y deben pasar el filtro de secretaria antes de derivarlas al director.
- Revisión de documentos. En este puesto se maneja una gran cantidad de documentos en el día a día. Debe asegurarse de que todos están según los criterios establecidos. En relación a los documentos recibidos, debe evaluar su importancia y dárselos al jefe según el orden de preferencia de cada uno.
- Recibir a las visitas. Otra de las funciones es atender a las visitas antes de darles paso al despacho del director.
- Organizar el espacio de trabajo. Se debe mantener el orden y limpieza en el espacio de trabajo.
- Recordar la agenda al director. Es importante recordar los eventos que tiene programado para ese día.
- Organizar eventos. En ciertos casos, como puede ser en el ámbito empresarial o deportivo, una de las funciones es la organización de eventos.
- Confidencialidad. Es uno de los puntos más importantes dentro de las funciones de este puesto laboral. Es importante que haya un nivel máximo de discreción en lo que se ve y escucha.
Aptitudes necesarias para el puesto
A la hora de desarrollar un puesto de trabajo existen diferentes habilidades y aptitudes que se ajustan en mayor medida a dicho perfil. Ciertos trabajos requieren unas características personales diferentes o específicas. Para llevar a cabo todas las funciones que requiere el puesto de secretaria de dirección, es imprescindible contar con una serie de aptitudes particulares. Algunas de ellas se pueden mejorar y potenciar a través de la formación adecuada y con la experiencia. Sin embargo, es bueno que entre el bagaje de habilidades se encuentren:
- Capacidad de organización y de desarrollar múltiples tareas a la vez.
- Contar con una actitud positiva y optimista.
- Capacidad de resolución de problemas.
- Capacidad de adaptación a diferentes entornos.
- Habilidades comunicativas.
- Asertividad.
- Proactividad e iniciativa.
Qué estudiar para ser secretaria de dirección
Este perfil profesional es imprescindible en muchos ámbitos laborales. Como se ha mostrado, cumplen diferentes funciones y cuentan con una serie de aptitudes que hacen que desarrollen el trabajo efectivamente. Los secretarios de dirección asumen gran parte de la organización permitiendo de la empresa o compañía pueda centrarse en atender otras tareas.
Para llegar a desarrollar un puesto así, es necesario contar con formación específica. Existe la opción de optar por una preparación online de secretariado de dirección. Con ello se adquieren las habilidades de organización, gestión, elaboración y tramitación de la empresa. Además, una de las ventajas de la formación online es que permite compatibilizarla con otras actividades.
Salidas profesionales
Una de las cosas más comunes a la hora de elegir una formación o un destino profesional es el número de salidas con las que cuenta y el tipo de ámbitos de trabajo en el que se desarrolla. Es importante tener en cuenta estos aspectos para conocer de antemano las posibilidades laborales que existen en relación con la formación. Estudiar un curso de secretaria de dirección cuenta con muchas salidas profesionales. Entre ellas se encuentran:
- Asistente personal
- Asistencia a la dirección
- Asistente jurídico
- Asistente de departamentos de Recursos Humanos
- Secretario de dirección
Secretaria y asistencia virtual
Con la llegada de la pandemia y la llegada del teletrabajo, una de las salidas profesionales que está creciendo exponencialmente son los puestos de secretaria y asistencia virtual. Una de las funciones de este puesto es brindar apoyo para la gestión de diferentes tareas a empresas o a nivel individual a través de servicios online.
